Consejos para reducir costos de impresión
21 de Junio del 2023
Reduce tus costos en impresión con estos consejos
Si algo está claro es que la impresión es una pieza fundamental dentro de una empresa. Por mucho que se hayan digitalizado algunos procesos, el documento físico sigue siendo imprescindible para muchos proyectos o gestiones administrativas. Según los últimos estudios, un mal hábito de impresión, por parte de un empleado, puede ocasionar unos 700 dlls de gastos extra al año. Si contamos con que la empresa tiene 10 personas que no saben gestionar bien el sistema impresión, el gasto asciende a unos 7.000 dlls anuales.
Quizás tu empresa está gastando más de lo realmente necesario a la hora de imprimir documentos. Por eso, te vamos a explicar algunas de las estrategias más efectivas de la actualidad para reducir gastos de impresión:
1. Guardar el archivo en PDF antes de imprimirlo. Cuando el documento que quieres imprimir esté listo, en lugar de seleccionar la opción de imprimir, selecciona la de guardar como PDF. Esta opción en concreto te va a permitir, además de compartirlo mediante email o subir a alguna plataforma de la nube, optimizar la impresión para que el gasto sea mínimo.
2. Usa el blanco y negro A no ser que sea totalmente necesario el uso de colores dentro del documento, imprimir en blanco y negro será mucho más económico que hacerlo en color. De hecho, este simple gesto es 8 veces más barato que el empleo del color.
3. Usa las dos caras del papel Cuando imprimes dos páginas en una sola hoja. (también conocido como impresión dúplex). Reduces el gasto de papel a la mitad. Además de ser más cómodo, te ahorrarás mucho dinero y espacio.
4. Reduce los márgenes En editores de texto clásicos como Word puedes elegir el valor pre terminado y cambiarlo para que cumpla con márgenes de 0,75 en lugar de 1,25. Con este pequeño cambio es posible reducir el gasto de papel casi un 5%.
5. Usa fuentes optimizadas Algo tan simple como elegir determinada fuente puede ser más que suficiente para conseguir un ahorro considerable de papel y tinta. Fuentes como Times New Roman, Century Gothic y Ecofont son las fuentes que más tinta consiguen ahorrar. De hecho, según los estudios, la diferencia de elegir Century Gothic a Arial es de un 35%.
6. Usa la opción de vista previa No seas impulsivo. Antes de imprimir es importante que te cerciores del documento. Elimina los espacios o las imágenes que no sean necesarias o redúcelas al mínimo. Comprueba si existe algún problema de diseño, sobre todo, si el texto está correctamente escrito antes de imprimirlo.
7. No imprimas por imprimir Cuando vayas a imprimir un documento, asegúrate de que imprimes realmente algo que necesitas. Ajusta el contenido para que no ocupe mucho espacio o especifica las páginas que quieres imprimir. Así que antes de imprimir párate y piensa: ¿Realmente necesito mostrar esa imagen para que se comprenda el contexto del texto? ¿O es más un elemento decorativo? Pequeños gestos que suponen un gran ahorro al año.
8. Usa el escáner Si tienes que copiar algún documento para compartirlo, quizás una opción útil sea la de usar el escáner de una impresora multifunción para enviarlo directamente a la impresora destino. De esta manera ahorrarás papel y tinta, además de facilitar que la persona interesada tenga el documento listo para imprimir.
¡Te lo agradecerá!
9. No te aceleres ¿Alguna vez has clicado el botón de imprimir y no has notado actividad? Tranquilo. Dale tiempo. Si haces clic varias veces es posible que te imprima un mismo documento en muchas ocasiones. Quizás necesita una recarga de tinta o el papel ha quedado atascado.
10. Apaga cuando no la uses Al igual que muchos otros electrodomésticos o aparatos tecnológicos, las impresoras también consumen energía si están enchufadas, aunque no las estés usando. Es el conocido Stand by y puede ayudarte a ahorrar una gran cantidad de dinero mensual en la facturada de la luz (más aun considerando que estamos alcanzando máximos históricos en su precio).
Otra opción es configurar la impresión para que entre en modo suspensión al pasar un determinado tiempo sin uso, (fines de semana o incluso vacaciones).
